AIで効率化できる業務・任せにくい業務｜自社での見つけ方と具体例

「AIで業務を効率化したいけれど、自社では何に使えるのか分からない」

そんなときは、普段の仕事を「読む」「書く」「調べる」「判断する」といった作業に分けてみると、活用する場所が見えてきます。

たとえば、問い合わせ対応をすべて自動化するのは難しくても、返信文の下書きや、回答に必要な資料を探す作業なら、AIで負担を減らせる可能性があります。

この記事では、主に文章や情報を扱う生成AIを対象に、効率化しやすい業務と任せにくい業務、自社で試す対象の選び方を紹介します。

AIで効率化しやすい業務の特徴

最初の候補にしやすいのは、次のような業務です。

• 似た作業が繰り返し発生する
• 文章や資料を読む・書く時間が長い
• 元になる情報が整理されている
• 出力が適切かどうかを担当者が確認できる

特に、完成までの途中に「下書き」「要約」「分類」がある業務は、AIの活用を検討しやすい領域です。

ただし、作業の頻度が高いだけで導入効果が出るとは限りません。AIに渡す情報の準備や、出力の確認・修正にかかる時間まで含めて判断することが大切です。

身近な業務での活用例5つ

以下は活用方法の例です。利用するツールや扱う情報によって、必要な準備と実現できる範囲は異なります。

図：AIによる作業の補助と、人による確認の分担例。効果は準備・確認・修正の時間も含めて測ります。図解はAI生成の説明用イラストで、実際の導入画面や事例を示すものではありません。

1．メールの下書き・文章の調整

伝えたい内容を箇条書きで用意し、返信文の下書きを作らせる使い方です。「短くまとめる」「専門用語を減らす」といった調整にも使えます。

見積金額や納期などの条件は、AIが補った内容をそのまま使わず、元の情報と照合してから送信します。

2．議事録の要約・整理

会議の文字起こしから、議題、決定事項、未決事項、次の対応を整理します。

会議では、提案しただけの内容と正式な決定が混在します。担当者や期限を含め、実際の発言内容と合っているかの確認が必要です。録音や文字起こしは、社内ルールや参加者への案内に沿って行いましょう。

3．提案資料・報告書のたたき台作成

資料の目的、読み手、伝えたい内容をもとに、見出しや説明文の案を作成します。

白紙から考える負担を減らす使い方ですが、自社の実績や商品の性能をAIが正確に把握しているとは限りません。根拠となる情報は担当者が用意し、完成前に確認します。

4．社内マニュアル・過去資料の検索

資料を探す時間が長い会社では、社内文書を検索して回答候補を示す仕組みが役立つ可能性があります。

導入には、参照する資料の整備や更新管理、閲覧権限の設定が必要です。古い資料や矛盾する記載を整理することも、活用の準備になります。

5．問い合わせの分類・回答案作成

届いた問い合わせを内容別に整理したり、承認済みのFAQをもとに回答案を作ったりする使い方です。

最初は担当者が確認してから返信する運用にすると、回答の誤りや例外的な問い合わせを把握しながら改善できます。

AIに任せにくい業務とは？

生成AIは、もっともらしい文章でも誤った内容を出力することがあります。そのため、次のような業務では、人の判断や確認を含む運用が必要です。

誤りの影響が大きい最終判断

契約条件の確定、支払いの承認、採用の合否などは、誤りが取引先や従業員に大きな影響を与える可能性があります。

情報の整理や確認項目の洗い出しにAIを使う場合も、最終的に誰が判断するかを明確にします。

判断の根拠が社内でも曖昧な業務

「いつもの感じで対応する」など、担当者の経験に頼る業務では、AIに渡す条件も曖昧になりがちです。

まずは、どの情報を見て、何を基準に判断しているかを整理しましょう。それによって、AIで補助できる作業と、人が担う作業を分けやすくなります。

誤りを見抜くことが難しい業務

専門知識が必要で、社内に確認できる担当者がいない業務は、最初の導入対象として慎重に検討する必要があります。

出力を評価できる体制を用意するか、担当者が正誤を確認できる別の業務から始めましょう。

また、個人情報や機密情報を扱う場合は、利用サービスの契約・設定、データの保存や学習利用の扱い、社内ルールを事前に確認してください。

AI以外の方法が向いているケースもある

業務改善の方法は、AIだけではありません。

たとえば、決まった計算は表計算ソフトの関数、定型的な入力はフォーム、条件が明確な振り分けはルールによる自動処理が適している場合があります。

「毎回同じ条件で、同じ処理をする」のか、「文章や状況を読み取る必要がある」のかを分けると、方法を選びやすくなります。

既存ツールの設定変更だけで解決できる場合も含めて検討しましょう。

自社で試す業務を選ぶチェックリスト

候補となる業務について、次の点を確認してみてください。

• 毎週・毎月など、繰り返し発生しているか
• 現在の作業時間や件数を把握できるか
• AIに任せたい作業を具体的に説明できるか
• 必要な資料を、利用可能な形で用意できるか
• 出力の正誤を確認する担当者がいるか
• 誤りがあっても、外部への影響が出る前に修正できるか

最初は、この条件を満たす業務を一つ選び、対象を限定して試すことをおすすめします。

効果を測る際は、AIの処理時間だけでなく、情報の準備、確認、修正までを含めて比較します。作業時間に加えて、修正の量や仕上がりの品質も確認しましょう。

自社に合うAI活用は、業務の整理から

AI活用の対象は、普段の仕事で「時間がかかる」「繰り返している」「探しにくい」と感じる作業から見つけられます。

そのうえで、AIが補助する範囲、人が確認する範囲、効果を測る方法を決めると、具体的な検討を進めやすくなります。

AMSOLUTIONSでは、現状の課題整理から、AI活用の検討、開発・検証、導入後の運用までを支援しています。

「自社のどの業務に使えるか分からない」という段階から、まずは現在の業務やお困りごとをお聞かせください。

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参考資料：IPA「AIの利活用、AIによるDXの推進」／IPA「AIセキュリティ」。確認日：2026年10月19日。